Remote arbeiten und EIN Team bleiben

Geschrieben von Silke Katterbach

Was ist hier los?

Krisen sind Übergangssituationen. Wir stellen fest, dass das alte Muster nicht mehr funktioniert, das neue Muster aber noch nicht klar definiert ist. Wir können zwei unterschiedliche Sichtweisen einnehmen: 1. diesen Zustand als Bedrohung oder 2. als Chance für Neugestaltung sehen. Für welche der beiden Sichtweisen wir uns entscheiden, liegt letztlich an uns selbst. Jedoch können einige Maßnahmen, Tools, Work Hacks die Perspektive entscheidend beeinflussen. Im Folgenden sollen ein paar davon für Führungskräfte, aber auch für jeden Einzelnen vorgestellt werden.

Herausforderung

Im „alten Muster“ waren Routinen klar, der Alltag im Büro strukturiert, der Arbeitsplatz definiert, das soziale Umfeld (Kolleg*innen) verlässlich jederzeit ansprechbar. Alles das ist in der augenblicklichen Situation nicht mehr gegeben. Jedes Individuum reagiert anders auf diese Art von Veränderung. Unsere Aufgabe ist es nun, diese Unterschiedlichkeit zu erkennen und möglichst für alle ein gutes Angebot zur Annahme und Gestaltung der Situation zu machen.

Ziele

Mit den folgenden Tipps soll möglichst sichergestellt werden, dass…

• die psychische und physische Gesundheit aller Beteiligten sichergestellt ist,
• notwendige Abstimmungsprozesse in bestmöglicher Qualität stattfinden,
• der Teamspirit und die Gemeinschaft im Bezug auf das Ziel und die Mission der Organisation gestärkt werden,
• alle Mitarbeiter*innen (weiterhin) Spaß an der (Remote-) Arbeit haben

Der Übergang

Das Change-Modell von Peter Kruse zeigt den Übergang von einem alten in einen neuen Zustand. Eine Kugel in einer Berg- und Tallandschaft veranschaulicht das Prinzip von Stabilität und Instabilität. Im aktuellen Fall wurde „unsere Kugel“ durch das Auftauchen des Corona-Virus´ aus dem alten (stabilen) Zustand herauskatapultiert und befindet sich nun auf der Spitze des Bergs. Hier gilt das Prinzip „Kleine Ursache, große Wirkung“, was dafür spricht, genau jetzt den Weg zu einem neuen Zustand gut zu ebnen damit die Kugel in einen stabilen neuen Zustand rollen kann.

Kommunikation ist der Erfolgsfaktor

Das Kommunikationsverhalten von Führungskräften wird in instabilen Situationen zum entscheidenden Faktor. Deshalb gelten folgende Regeln aktuell besonders:

• Positives Mindset für sich selbst entwickeln und weitergeben! Ermuntern, neue Erfahrungen zu machen, Neues auszuprobieren, sich aus dem Bekannten und seiner Komfortzone heraus zu bewegen und zu merken, dass man auch das übersteht, sich überraschen zu lassen und Neues an sich und anderen, auch am eigenen Unternehmen kennen und wertschätzen zu lernen.
• Möglichkeiten aufzeigen, statt Probleme zu benennen! („Wir versuchen mal xy“ statt „So funktioniert das nicht“) – was so trivial klingt, hat eine enorme symbolische Wirkung!
• Stärker als bisher noch: gemeinsame Lösungsfindung im Team! („Welche Vorschläge habt ihr?“ statt „Wir machen es jetzt auf folgende Art und Weise.“ Bitte die Zeit dafür nehmen!

Feedback bekommt noch mehr Gewicht

Wenn der Arbeitsalltag von Alleinsein geprägt ist, bekommt Feedback eine noch größere Bedeutung als im normalen Alltag, da es nicht mehr unmittelbar wahrgenommen werden kann. In Online-Meetings ist deshalb stärker darauf zu achten, dass es nach festen Regeln gegeben und empfangen (keine Kommentare oder Rechtfertigungen!) wird. Auch das klingt vielleicht trivial, ist aber extrem wichtig. Für Viele ist Feedback eine gute Möglichkeit, ihre persönliche Sicherheit und Stabilität zu erhalten. So ist Feedback ein Motivator und ein qualitätssicherndes Element in Remote-Arbeitssituationen.

In dieser Zeit ist positives Feedback besonders wichtig! Also durchaus einmal aussprechen, wer was richtig gut gemacht hat und das im Team wertschätzen. Negative Aspekte eines Feedbacks sollten unbedingt den Regeln der Tabelle entsprechen.
Durch die Remote-Situation können wir nur schwer körpersprachliche Signale deuten, was sehr leicht zu Missverständnissen führen kann. Deshalb ist eine Nachfrage sinnvoll, um sicher zu stellen, dass ein gleiches Verständnis vorhanden ist („Wie kommt das bei dir an? Verstehen wir das gleiche unter…?). Wir müssen in dieser Phase berücksichtigen, dass wir in der Online-Kommunikation auf wesentliche Wahrnehmungsaspekte verzichten. Daher sollten wir uns intensiver erklären, was wir wie und warum sagen, meinen und tun.

Kontakthäufigkeit erhöhen

Die Frequenz von Teammeetings ist zu erhöhen, darüber hinaus sollte auch individueller Kontakt mit allen Teammitgliedern gewährleistet sein.

Täglich: Check-in und Check-out-Meeting. Dabei sollten die (gemeinsamen) Ziele des Tages zu Beginn jedes Meetings klar und eindeutig benannt werden. Auch die übergeordneten Ziele und die Mission des Unternehmens sollten regelmäßig kommuniziert werden. Das wird etwas Überwindung kosten, zahlt aber auf das Gemeinschaftsgefühl stark ein.

Alle zwei Tage: In ein Regelmeeting den Agendapunkt „persönlicher Umgang mit der Situation“ aufnehmen; wie im Daily Speed Meeting können reihum folgende Fragen beantwortet werden:

1. Meine größte Herausforderung im Homeoffice (heute)?
2. Welches Highlight setze ich mir für den heutigen Tag?
3. Welchen Wunsch habe ich an das Team?

Das Team entscheidet im Anschluss gemeinsam, welche Hilfen wie zur Verfügung gestellt werden können; es wird darauf hingewiesen, dass auch externe Unterstützungsmöglichkeiten in Anspruch genommen werden können.
Einmal wöchentlich: Team-Spiel oder kollegiale Beratung (zum persönlichen Umgang mit der Situation. Am besten sollte so ein Online-Meeting am Ende eines Arbeitstages stattfinden.

Fortlaufend: Direkter Kontakt mit allen Mitarbeiter*innen mit der Möglichkeit, vertrauliche Themen zu besprechen.

Peer-Tandems oder Trios bilden, die sich gegenseitig unterstützen, (virtuell) Gesellschaft leisten.

Für alle gilt:

Auf Ausgleich achten, Bewegung und Pausen einplanen, ausreichend Flüssigkeit zu sich nehmen!
Klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Tätigkeiten, auch wenn es schwerfällt. Lieber in definierten Zeiten nur einer Aufgabe widmen.

Dem Team (und ggf. Kunden) Anwesenheits-/ Abwesenheitszeiten mitteilen. Gerne mittags einen Spaziergang machen und vielleicht abends länger arbeiten.

Wenn Angst ein Thema sein sollte, ist es erst einmal wichtig, dieses für sich als ganz normale Reaktion wahr- und anzunehmen. Oft ist es auch nicht die Angst an sich, die das Problem darstellt, sondern der persönliche Umgang damit. So kann die Angst vor einer ansteckenden Krankheit unter anderem zur Knappheit von z.B. Toilettenpapier führen – ein gutes Beispiel dafür, wie ein Lösungsversuch zum Problem werden kann. Hierzu ein Buchtipp: Paul Watzlawick: „Vom Schlechten des Guten oder Hekates Lösungen“ -> besser ist es, den Austausch mit anderen zu suchen oder sich Medien/Quellen zu suchen, die einen beruhigenden Einfluss haben. Mitunter ist es sogar sinnvoll, sich der aktuellen Berichterstattung zeitweise zu entziehen.

Einen guten Blick auf Positives zu behalten. Welche Möglichkeiten ergeben sich dadurch, dass ich mobil arbeite? Was lerne ich über mich selbst? Welche Bedürfnisse nehme ich an mir neu wahr und wie möchte ich damit umgehen? Was motiviert mich und wie motiviere ich mich selbst?

Stützende Rituale (er-)finden. Wenn unser Tag nicht mehr in gewohnter Form durch die betrieblichen Abläufe und Rhythmen strukturiert wird, wer oder was strukturiert den Tag, wenn ich von Zuhause aus arbeite? Zeitliche Ankerpunkte für Arbeits-, Essens-Frei- und Schlafenszeit setzen.

Sich seinen Sinn für Humor bewahren! Neulich stieß ich auf diesen Link zum Thema Telefonkonferenzen: A Conference Call in Real Life https://www.youtube.com/watch?reload=9&v=DYu_bGbZiiQ. Über sich selbst schmunzeln zu können ist auch eine wunderbare Lernquelle – egal was die Besonderheit unserer Zeit gerade ausmacht. Am Ende dieses Artikels habe ich noch ein paar ausgesuchte Links zu Beiträgen, die die augenblickliche Situation aus meiner Sicht anders/humorvoll darstellen.

Das „Warum“ trägt

„Hat man sein Warum? des Lebens, so verträgt man sich fast mit jedem Wie?“ (F. Nietzsche). Eine starke und klare Mission, die für alle Mitarbeiter*innen bedeutsam ist, sollte in instabilen Zeiten besonders betont und häufig wiederholt werden, denn Sie beschreibt das „Warum“ des Lebens, bzw. der Arbeit die ich tue. In der augenblicklichen Situation wirkt sie mehr denn je stabilisierend und gemeinschaftsfördernd und sollte emotional kommuniziert werden. Das ist eine Führungsaufgabe.

Fazit

Es sollte konsequent auf eine lösungsorientierte Führungskommunikation geachtet und Entscheidungen stärker an die Teams delegiert werden. (Eine souveräne Führungskraft kommuniziert in Krisen transparent und vermittelt keine Scheinsicherheiten).

Um den Kontakt untereinander auf einem hohen Niveau zu halten, sollten zusätzliche Meeting-Formate genutzt werden, die auch emotionale Aspekte im Umgang mit der Situation berücksichtigen.

Alle sind aufgefordert, auf sich zu achten und sich gegenseitig zu unterstützen.

youtu.be/YZFjVHvlJRo – Video von „ada“ über den tatsächlichen Arbeitsplatz im Homeoffice – zum Schmunzeln
https://bit.ly/2QIPTB1 – Beitrag auf meiner Website zur persönlichen Resilienz
https://bit.ly/3bw2PSN – Beitrag auf meiner Website zu Möglichkeiten, die die Krise hervorbringen kann. Zu einem Artikel von Matthias Horx.

Weiterhin viel Erfolg und beste Gesundheit!